Grote organisaties staan regelmatig voor dezelfde keuze: bouwen we onze eigen software, of kiezen we voor een bestaande oplossing? Op papier lijkt het een heldere afweging tussen controle en snelheid. In de praktijk is het vaak complexer en zijn de gevolgen voor de werkvloer groter dan gedacht.

Tijdens het recente relatie-event van Cipher in Toverland raakten Tom Kleijkers en Kars Haarhuis met elkaar in gesprek over hoe groot de kloof kan zijn tussen wat bestuurders beslissen en wat gebruikers daadwerkelijk nodig hebben.

Tom is directeur van softwarebureau Cipher, dat de recente herbouw van Galleo heeft begeleid. Kars is medeoprichter van Galleo en spreekt dagelijks organisaties in de gebouwde omgeving over slimmer omgaan met projectdata.

In hun gesprek bleek één thema steeds terug te komen: de reflex om zelf te bouwen. Waarom is deze reflex zo sterk, ondanks (de vaak onderschatte) risico’s?

De reflex om zelf te bouwen

Veel organisaties kiezen in eerste instantie voor een eigen oplossing. “Dat komt vaak voort uit het idee dat hun processen uniek zijn,” vertelt Tom. “Dat klopt ook, maar in de praktijk zien we dat de overeenkomsten groter zijn dan gedacht, terwijl de kosten voor onderhoud en doorontwikkeling stelselmatig worden onderschat. Nieuwe wensen, zoals extra functionaliteit, koppelingen, compliance, sluipen er gaandeweg in, waardoor het traject groter en duurder wordt. Tel daar de structurele lasten voor onderhoud en security bij op, en je ziet waarom interne bouwtrajecten vaak ontsporen.” Die onderschattingen blijken keer op keer bevestigd te worden in grootschalige analyses.

Recent onderzoek, onder meer van McKinsey & Oxford Global Projects, bevestigt dit beeld: in een dataset van zo’n 6.000 IT-projecten bleek slechts 1 op de 200 projecten te voldoen aan alle drie de criteria: tijd, budget én beoogde waarde. Gemiddeld liepen projecten 75% boven budget, hadden ze 46% uitloop qua tijd, en bleven de behaalde baten 39% achter bij wat vooraf was voorspeld. (bron: McKinsey & Oxford Global Projects, “Unlocking the potential of public-sector IT projects”, 2022)

Kars herkent dit bij de bouw- en ingenieursbureaus waar hij over de vloer komt. “De reflex om te bouwen is logisch, het voelt alsof je door het eigenhandig ontwikkelen meer grip houdt. En we moeten eerlijk zijn, het is ook een beetje ingenieurs eigen om te denken dat we het zelf kunnen. Maar in de praktijk eindigen interne systemen vaak als eilandjes die niet goed met elkaar praten of verouderen ze omdat er onvoldoende wordt doorontwikkeld. En dan is überhaupt al de vraag of een eigen ontwikkeling succesvol wordt afgerond tot een volwaardig product. Wat je dan ziet is dat men op de werkvloer tóch weer naar Excel grijpt om het overzicht terug te krijgen.”

De vergeten stem van de gebruiker

Wat in beide werelden opvalt: de stem van de gebruiker weegt lang niet altijd mee in de keuze. Tom merkt op dat beslissingen vaak op directieniveau worden genomen, of door IT. “De mensen die dagelijks met de software moeten werken, worden te laat of helemaal niet betrokken. Dan krijg je oplossingen die op papier goed ogen, maar die in de praktijk frustreren.”

Ook Kars ziet dit terug: “Wij spreken dagelijks mensen op de werkvloer, van tenderstrategen en projectleiders tot kwaliteitsmanagers. En soms ook de directie. Die verschillende perspectieven lopen vaak uiteen. De werkvloer zoekt gemak en tijdwinst, de directie kijkt naar controle en compliance. Als je die werelden niet bij elkaar brengt, dan stokt de adoptie. En zonder adoptie komt er simpelweg geen meerwaarde voor dagelijks gebruik. ”

Waarom kopen geen overgave hoeft te zijn

De keuze voor een SaaS-oplossing voelt voor veel organisaties als verlies van controle. Maar dat hoeft niet zo te zijn, benadrukt Tom: “Een goed SaaS-platform biedt voortdurend doorontwikkelingen, is veilig en schaalbaar, en levert sneller meerwaarde. Het biedt ook ruimte voor maatwerk, alleen kan niet ieder detail naar je hand worden gezet. Die laatste 10% loslaten weegt in de praktijk vaak ruimschoots op tegen het overige gemak.”

Precies daar positioneert Galleo zich anders, zegt Kars. “We zijn niet bedoeld als vervanger, maar als verbindende laag. Galleo koppelt met systemen die er al zijn, van SharePoint tot AFAS en brengt informatie samen in één centrale projectendatabase. Het mooie is dat klanten invloed hebben op de doorontwikkeling. Dat vinden we als oprichters van het platform ook belangrijk, gebruikers echt verder helpen met hun dagelijkse werk. Daardoor groeit het platform continu mee met de praktijk.”

Een groot voordeel van SaaS is dat de provider de verantwoordelijkheid neemt voor onderhoud, updates, security en compliance, inclusief beveiligingspatches en continue verbeteringen. Zo blijft het systeem automatisch up-to-date en kun je je richten op wat écht belangrijk is: gebruiksgemak, workflows en waardecreatie.

Van organisatie naar holdingniveau

De discussie rond zelf bouwen of kiezen voor SaaS (build vs buy) wordt nóg complexer zodra organisaties onderdeel worden van een grotere groep of holding. Denk aan de trend die nu zichtbaar is in onze markt, waarbij bedrijven worden overgenomen en samengevoegd. Elk van die bedrijven neemt eigen systemen, processen en databronnen mee, en dat maakt uniformiteit ingewikkeld.

Volgens Kars wordt er op holdingniveau vaak gezocht naar één centrale manier van werken en beheer van projectdata, maar botst dat met de realiteit dat iedere dochteronderneming zijn eigen routines en systemen heeft. “Juist daar kan Galleo het verschil maken,” legt hij uit. “In plaats van bestaande systemen te vervangen leggen we er een verbindende laag overheen. Daardoor ontstaat er één bron van waarheid, zonder dat je iedereen dwingt om volledig opnieuw te beginnen.”

Tom ziet dat als een veel realistischer pad dan alles uniform willen maken. Complete standaardisatie klinkt aantrekkelijk, maar is in de praktijk zelden haalbaar. “Als je één datalaag hebt die over de verschillende entiteiten heen kan werken, heb je grip zonder de praktijk uit het oog te verliezen. Dat scheelt enorm in kosten, frustratie en tijd.”

Houvast met een neutraal PvE

Een veelgestelde vraag is: hoe weet je of een oplossing als Galleo wel past? Kars: “Daarvoor hebben wij een neutraal Programma van Eisen (PvE) ontwikkeld dat we kosteloos aanbieden. Daarmee krijgen organisaties inzicht in hun eigen wensen en eisen per gebruikersgroep of team, los van leveranciers. Pas daarna kun je eerlijk kijken: voldoet een oplossing aan wat je nodig hebt? Dat maakt de discussie veel concreter, en voorkomt dat keuzes te veel vanuit de waan van de dag of losse Excel-overzichten gemaakt worden.” Wil je het Programma van Eisen (PvE) vrijblijvend ontvangen, stuur dan een mail naar Kars.

Van silo’s naar strategisch inzicht

De risico’s van blijven bouwen of losse tools stapelen zich op: data raakt versnipperd, kennis verdwijnt in hoofden van collega’s, en tenderprocessen kosten onnodig veel tijd. Onderzoek laat zien dat minder dan 3% van de organisaties in de bouwsector hun data echt strategisch benut. Dat is een gemiste kans, want wie data integraal beschikbaar maakt, wint tijd en verlaagt faalkosten. Dit leidt tot een lerende organisatie.

“Even snel een tooltje bouwen voelt vaak goedkoop,” zegt Tom, “maar de Total Cost of Ownership schiet omhoog zodra onderhoud, security en compliance in beeld komen. Terwijl met een goed gekozen platform je sneller naar waarde gaat. Uiteindelijk gaat het niet om technologie alleen, maar om de visie, de architectuur van de software en structuur erachter.”

Conclusie

De keuze tussen bouwen of kopen is dus geen zwart-wit verhaal. Beide hebben hun plek, maar organisaties doen er goed aan verder te kijken dan de initiële kosten of de belofte van maatwerk.

Of zoals Kars het samenvat: “De vraag is niet óf je digitaliseert, maar hóe je zorgt dat digitalisering werkt. Voor organisaties in de gebouwde omgeving biedt Galleo die workflow-fit: één centrale plek waar data, kennis en mensen samenkomen. Dat geeft organisaties de grip die nodig is om wendbaar te blijven in de toekomst.

Van visie naar actie

Onze gids Data als fundament, AI als versneller laat zien hoe je van inzichten naar concrete stappen komt. De gids is gebaseerd op tientallen gesprekken met collega-bureaus in de sector, aangevuld met onze eigen praktijkervaring en externe bronnen.

Hij geeft context, benoemt de grootste knelpunten én biedt een concreet 5-stappenplan om datasilo’s te doorbreken en AI écht te laten werken in je dagelijkse projecten.